Puis-je synchroniser des documents SharePoint avec le centre de documentation des Instances digitalisées ?

De nombreuses équipes conservent leurs documents de travail dans Microsoft SharePoint et aimeraient les retrouver dans le centre de documentation des Instances digitalisées (BP). Cet article explique ce qui est possible aujourd'hui et comment automatiser les transferts.

En bref : il n'existe pas de synchronisation automatique entre SharePoint et le centre de documentation. Vous pouvez ajouter les documents à la main, ou faire développer une connexion sur mesure avec l'API DiliTrust.

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs et utilisateurs autorisés ajoutent les documents au centre de documentation à la main.
• Un développeur de votre équipe peut créer une connexion sur mesure entre SharePoint et les Instances digitalisées avec l'API DiliTrust. Votre équipe la construit et la maintient.

✍ Administrateurs et utilisateurs autorisés : ajouter des documents à la main

1. Ouvrez l'onglet Documentation.
2. Ouvrez le dossier où le document doit se trouver.
3. Faites glisser le fichier, ou utilisez l'option d'import.

Sans connexion sur mesure, le transfert de documents entre SharePoint et le centre de documentation reste toujours manuel.

⚡ Développeurs : automatiser les transferts avec l'API DiliTrust

L'API des Instances digitalisées permet à une application de :

• importer des documents ;
• lister les documents déjà présents ;
• télécharger un document ;
• créer et récupérer des dossiers.

Combinées aux API de SharePoint, ces opérations permettent à votre équipe de copier des documents de SharePoint vers le centre de documentation, et inversement, au rythme de votre choix. Détails techniques et exemples : API DiliTrust Board Portal – Documents.

L'utilisation de l'API nécessite des identifiants API et des ressources de développement. Ce n'est pas un réglage à activer dans les Instances digitalisées.

⛔ Limites

• Il n'existe pas de synchronisation automatique avec SharePoint, dans un sens comme dans l'autre.
• Les intégrations natives des Instances digitalisées sont l'application Microsoft Teams et le complément Microsoft Outlook. Aucune ne synchronise de documents avec SharePoint.
• L'API fournit les briques de base, mais votre équipe doit concevoir et maintenir la logique de synchronisation, la planification et la gestion des conflits.

❓ Questions fréquentes

Un dossier créé dans SharePoint apparaîtra-t-il automatiquement dans le centre de documentation ?

Non. Ajoutez les documents à la main, ou créez une connexion sur mesure avec l'API.

Les transferts peuvent-ils se faire dans les deux sens ?

Pas nativement. Avec une connexion API sur mesure, votre équipe peut transférer des documents dans les deux sens.