BP – Procès-verbaux IA dans votre propre format

Les Instances digitalisées (BP) DiliTrust vous permettent désormais de définir votre propre format de procès-verbal et de faire générer par l'IA des procès-verbaux qui respectent vraiment les standards de votre organisation : une transcription mot à mot pour un comité exécutif, des puces structurées pour un comité d'audit ou des commentaires contextualisés pour une assemblée générale. Un éditeur de procès-verbal plein écran repensé et un enregistrement simplifié rendent l'ensemble du processus plus rapide et plus confortable.

✅ Introduction

La rédaction des procès-verbaux est une difficulté que connaissent toutes les équipes de gouvernance. L'IA peut réduire fortement le temps et l'effort nécessaires, mais un résultat standard répond rarement aux exigences propres à chaque type de réunion. Cette amélioration règle ce problème : vous définissez les règles pour chaque type de réunion, et Lini les applique automatiquement.

Elle comprend trois améliorations principales :

1. Un format de procès-verbal IA personnalisable par type de réunion.
2. Un éditeur de procès-verbal plein écran repensé, pour rédiger plus confortablement.
3. Un enregistrement simplifié, qui n'interrompt plus les utilisateurs avec une demande d'archivage inattendue.

✋ Prérequis / Pour commencer

• Vous devez avoir un rôle d'administrateur ou de secrétaire dans les Instances digitalisées DiliTrust pour configurer les formats de procès-verbal.
• La fonctionnalité IA Lini doit être activée pour votre organisation.
• Les modèles de procès-verbal ou les règles de format doivent être préparés avant la configuration.

⭐ Guide étape par étape

Configurer un format de procès-verbal personnalisé

1. Allez dans Configuration des Instances digitalisées et ouvrez la configuration des Types de réunion.
2. Sélectionnez le type de réunion à configurer (par exemple comité exécutif, comité d'audit, assemblée générale).
3. Dans la section Format du procès-verbal, définissez vos règles : style de rédaction (mot à mot, puces, commentaires contextualisés), structure et éventuelles instructions spécifiques pour l'IA.
4. Enregistrez la configuration. Lini appliquera ces règles automatiquement lorsqu'il générera les procès-verbaux de ce type de réunion.

Générer un procès-verbal IA avec votre format personnalisé

1. Ouvrez une réunion dans les Instances digitalisées et allez dans la section Procès-verbaux.
2. Cliquez sur Créer le procès verbal, puis sur Créer un brouillon avec IA. Lini applique les règles de format définies pour ce type de réunion.
3. Relisez le procès-verbal généré dans le nouvel éditeur plein écran.
4. Modifiez, améliorez et complétez le procès-verbal si besoin. Vous pouvez consulter le document source et la transcription audio (avec horodatage) directement depuis l'éditeur.
5. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé. L'enregistrement se fait désormais sans interruption, sans demande d'archivage inattendue.

✨ Conseils et bonnes pratiques

• Définissez un format par type de réunion : prenez le temps de configurer un format personnalisé pour chacun de vos types de réunion récurrents. Ce travail initial est rentabilisé à chaque génération de procès-verbal.
• Utilisez l'horodatage de la transcription : la transcription audio affiche désormais l'horodatage. Il est ainsi facile de faire des recoupements et de reprendre des moments précis dans votre procès-verbal.
• Utilisez l'éditeur plein écran : le nouvel éditeur vous offre beaucoup plus d'espace de travail. Profitez-en pour les procès-verbaux longs ou complexes.

❌ Limites et contraintes connues

• Les formats de procès-verbal personnalisés se configurent par type de réunion. Ils ne peuvent pas être définis pour une réunion en particulier.
• Lini génère un premier brouillon à partir de vos règles de format. Une relecture et des corrections humaines sont toujours recommandées avant de finaliser le procès-verbal.
• La transcription audio doit être générée (à partir d'un enregistrement audio) pour que l'horodatage soit disponible.

❓ FAQ

Puis-je définir des formats différents pour différents comités ?

Oui. Chaque type de réunion des Instances digitalisées peut avoir ses propres règles de format de procès-verbal.

Que se passe-t-il si ma réunion ne correspond à aucun type de réunion configuré ?

Lini utilise un format par défaut. Vous pouvez toujours modifier le résultat dans l'éditeur plein écran pour l'adapter à vos préférences.

Pourquoi la demande d'archivage ne s'affiche-t-elle plus quand j'enregistre ?

Selon les retours des utilisateurs, la demande d'archivage au moment de l'enregistrement prêtait à confusion. L'archivage est désormais une action distincte et volontaire, qui n'interrompt plus l'enregistrement.

Puis-je utiliser la transcription audio pour copier du texte directement dans le procès-verbal ?

Oui. L'éditeur plein écran vous permet de consulter la transcription audio (avec horodatage) et de reprendre les paragraphes utiles directement dans votre procès-verbal.

Voir aussi : Générer des procès-verbaux dans les Instances digitalisées.