Instances digitalisées – Diffuser des informations entre les instances

La fonctionnalité de diffusion des informations permet aux équipes de gouvernance de copier et de synchroniser des points de l'ordre du jour, des décisions et des documents d'une instance à une autre, y compris entre différents environnements DiliTrust. Elle évite les doublons faits à la main et garantit que les informations partagées entre les organes de gouvernance sont toujours cohérentes et à jour.

✅ À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

• Secrétaires généraux qui gèrent la gouvernance de plusieurs entités ou environnements.
• Administrateurs des Instances digitalisées (BP) chargés de diffuser les informations entre les organes de gouvernance : conseils, comités et filiales.
• Équipes de gouvernance du groupe qui assurent la coordination entre une société mère et ses filiales.

⭐ Quand est-elle utile ?

Cette fonctionnalité est particulièrement utile quand :

• une décision prise en comité exécutif doit être communiquée au conseil d'une filiale ;
• un point de l'ordre du jour ou un document d'une instance doit être partagé avec une autre instance, sans copier-coller à la main ;
• votre organisation utilise plusieurs environnements DiliTrust et doit partager des contenus de gouvernance entre eux ;
• vous voulez garantir la cohérence des résolutions et des documents diffusés à plusieurs organes de gouvernance.

✨ Principaux avantages

• Aucun doublon à la main : copiez ou synchronisez des points entre instances en quelques clics.
• Partage entre environnements : diffusez des contenus même vers des instances situées dans d'autres environnements DiliTrust.
• Toujours cohérent : les points synchronisés restent alignés, ce qui réduit le risque d'écarts entre versions.
• Gouvernance de groupe simplifiée : les informations circulent efficacement, du haut vers le bas et entre entités.

✅ Guide étape par étape

Diffuser un point de l'ordre du jour vers une autre instance

1. Dans les Instances digitalisées, ouvrez la réunion qui contient le point à diffuser.
2. Allez dans l'ordre du jour et sélectionnez le point à partager.
3. Cliquez sur le bouton de diffusion à côté du point.
4. Sélectionnez l'instance de destination. Elle peut se trouver dans le même environnement ou dans un autre.
5. Choisissez de copier le point (copie ponctuelle) ou de le synchroniser (les deux instances restent alignées en cas de modification).
6. Confirmez. Le point et son contenu sont maintenant disponibles dans l'instance de destination.

Gérer les points synchronisés

1. Les points synchronisés sont clairement signalés dans l'instance d'origine et dans l'instance de destination.
2. Toute modification du point d'origine est automatiquement reportée dans l'instance de destination.
3. Les administrateurs peuvent supprimer le lien de synchronisation à tout moment.

◼ Limites et contraintes connues

• Pour diffuser entre deux environnements, ceux-ci doivent faire partie de la même configuration de groupe DiliTrust.
• Seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires dans les deux instances peuvent lancer une diffusion d'une instance à l'autre.
• La synchronisation fonctionne dans un seul sens : les modifications faites dans l'instance d'origine mettent à jour l'instance de destination, mais pas l'inverse.

❓ Questions fréquentes

Puis-je diffuser des informations vers une instance d'un autre environnement DiliTrust ?

Oui, à condition que les deux environnements fassent partie de la même configuration de groupe dans DiliTrust. Contactez votre administrateur pour le vérifier.

Quelle est la différence entre copier et synchroniser un point ?

Copier crée une copie ponctuelle dans l'instance de destination. Synchroniser garde les deux instances alignées : les modifications du point d'origine sont automatiquement envoyées vers la destination.

Puis-je arrêter la synchronisation entre deux instances ?

Oui. Les administrateurs peuvent supprimer le lien de synchronisation à tout moment. Ensuite, les points des deux instances deviennent indépendants.

Les documents et pièces jointes sont-ils inclus quand je diffuse un point ?

Oui. Quand vous diffusez un point de l'ordre du jour, ses documents et pièces jointes sont inclus.