BP – Ask Lini : cas d'usage et prompts par rôle

Les documents du conseil d'administration peuvent être longs, et les décisions passées sont souvent dispersées sur plusieurs réunions. Ask Lini, l'assistant IA intégré aux Instances digitalisées (BP), vous aide à trouver l'information dont vous avez besoin, à comprendre ce qui a changé et à préparer votre prochaine réunion, simplement en posant des questions.

Cet article vous propose des cas d'usage concrets et des prompts prêts à l'emploi pour :

• Les équipes de gouvernance : secrétaires généraux, administrateurs des Instances digitalisées et équipes juridiques qui organisent et gèrent les réunions.
• Les membres du conseil d'administration : administrateurs et membres de comités qui préparent les réunions et y participent, avec une section dédiée aux présidents.

Copiez les prompts, remplacez le texte entre crochets, comme [sujet], et adaptez-les à vos besoins.

✅ Avant de commencer

• Lini doit être activé pour votre organisation. Si vous ne voyez pas l'icône Lini dans les Instances digitalisées, contactez votre administrateur ou votre secrétaire du conseil d'administration.
• Lorsque vous ouvrez Lini depuis une réunion, cette réunion est automatiquement sélectionnée comme contexte. Vous pouvez poser vos questions sur la réunion directement depuis le panneau compact de Lini.

• Pour les questions qui portent sur plusieurs réunions ou documents, ouvrez Lini en mode plein écran et sélectionnez le contexte adapté.
• Ajoutez du contexte pour obtenir des réponses plus précises : cliquez sur le bouton « + » pour parcourir les sources et sélectionnez la ou les réunions ou le ou les documents que Lini doit utiliser. Sélectionnez une seule réunion pour une réponse ciblée, ou plusieurs réunions ou documents pour comparer des informations ou suivre un sujet dans le temps.
• Lini utilise uniquement les réunions et documents auxquels vous avez accès.

⚖️ Cas d'usage pour les équipes de gouvernance

Préparer votre prochaine réunion du conseil d'administration

Avant une réunion du conseil d'administration, les décisions clés, les actions en cours et les risques sont souvent dispersés entre le dossier du conseil d'administration et les procès-verbaux précédents.

Essayez (avec la prochaine réunion sélectionnée comme contexte) :

• « Aide-moi à préparer [réunion] en mettant en évidence les décisions clés, les actions en cours et les risques. »
• « Quelles sont les trois décisions soumises au vote et quels sont les risques associés ? »

Retrouver ce qui a été décidé et ce qui reste à faire

Quand on vous demande ce qui a été décidé, la réponse peut être enfouie dans plusieurs procès-verbaux, et ce qui reste à faire n'est pas toujours clair.

Essayez :

• « Qu'est-ce qui a été décidé au sujet de [sujet] lors des trois dernières réunions ? Quelles actions sont encore ouvertes ? »

Retrouver un chiffre et vérifier d'où il vient

Un chiffre dans un document du conseil d'administration peut soulever une question, mais retrouver sa source peut obliger à ouvrir plusieurs documents.

Essayez :

• « Quel budget a été approuvé lors de la dernière réunion du conseil d'administration ? Indique le document source et le numéro de page. »

Retrouver un sujet dans les réunions passées

Quand un sujet a été abordé sur plusieurs réunions, reconstituer son historique oblige à parcourir un par un les ordres du jour, procès-verbaux et questionnaires.

Essayez (avec les réunions concernées sélectionnées comme contexte) :

• « Retrouve les discussions et décisions concernant [sujet] sur [période]. Classe-les par date de réunion. »

Obtenir un résumé rapide d'un document ou d'un point de l'ordre du jour

Un long document ou un point de l'ordre du jour peut masquer les quelques éléments qui comptent pour la prochaine décision.

Essayez :

• « Résume le point 2 de l'ordre du jour et liste les chiffres clés, les décisions et les risques. »
• « Résume ce document en 5 points pour un membre du conseil d'administration. »

Vérifier ce qui a été réalisé

Après plusieurs réunions, il peut être difficile de savoir quels engagements ont été réalisés, modifiés ou laissés en suspens.

Essayez (avec les réunions précédentes sélectionnées comme contexte) :

• « Compare les actions décidées lors des réunions précédentes avec les documents actuels. Quelles actions sont réalisées, modifiées ou encore ouvertes ? »
• « Résume les actions en attente des trois dernières réunions du Comité exécutif et regroupe-les par responsable. »

Voir ce qui a changé entre deux documents

Comparer deux rapports ligne par ligne, c'est prendre le risque de passer à côté d'un changement important, d'un risque ou d'un chiffre inexpliqué.

Essayez (avec les deux documents sélectionnés comme contexte) :

• « Compare [document A] et [document B]. Mets en évidence les changements importants, les risques et les questions à poser à la direction. »

Préparer une réponse à un audit ou à la direction

Une demande d'audit ou de la direction peut nécessiter des éléments dispersés entre plusieurs réunions, documents et décisions.

Essayez :

• « Je dois préparer une réponse d'audit sur [sujet]. Résume les discussions, décisions, risques et actions ouvertes pertinents sur [période]. »

Mener l'évaluation annuelle du conseil d'administration

Chaque année, le questionnaire d'évaluation doit être mis à jour, envoyé aux administrateurs, suivi, puis synthétisé pour le président.

Essayez :

• « Duplique le questionnaire d'évaluation du conseil d'administration de l'an dernier et mets-le à jour pour [année]. »
• « Quel est le taux de réponse au questionnaire d'évaluation du conseil d'administration ? Rédige une relance pour les administrateurs qui n'ont pas répondu. »
• « Résume les résultats de l'évaluation de façon anonyme dans un PowerPoint pour le président. »

Lini peut ensuite transformer les actions d'amélioration en tâches pour l'année suivante. Relisez toujours les modifications avant de les confirmer.

Préparer un dossier d'accueil pour un nouvel administrateur

Un nouvel administrateur doit comprendre rapidement les décisions passées, les politiques en vigueur et les sujets en cours.

Essayez :

• « Crée un dossier d'accueil Word pour un nouvel administrateur : principales décisions des deux dernières années, politiques en vigueur, délégations de pouvoir, organisation des comités et principaux sujets en cours. »

Créer plus vite une réunion, un questionnaire ou un vote

Créer une réunion, un questionnaire ou un vote à partir d'informations existantes peut obliger à saisir plusieurs fois le même contenu.

Essayez :

• « Crée un vote sur ce point de l'ordre du jour : [point de l'ordre du jour]. »
• « À partir de ce document, crée un questionnaire d'auto-évaluation indépendant pour les membres du conseil d'administration. »

Pour créer une réunion ou un questionnaire, le document source doit être enregistré dans Documentation / Documents. Relisez toujours le brouillon avant de l'enregistrer, de le publier ou de l'envoyer.

Préparer un premier brouillon du procès-verbal à relire

Rédiger un procès-verbal à partir de l'ordre du jour, des documents, des votes et de la transcription peut prendre beaucoup de temps lorsque l'information est dispersée entre plusieurs sources.

Essayez :

• « Crée un premier brouillon du procès-verbal à partir de l'ordre du jour, des documents joints, des notes de réunion, de la transcription et des votes enregistrés. Suis notre modèle de procès-verbal habituel et concentre-toi sur les décisions, les résolutions et les actions. »
• « Réécris ce brouillon de procès-verbal dans un format plus court, en conservant toutes les décisions, résolutions, chiffres et actions. »

Pour en savoir plus, consultez Générer le Procès Verbal de ma réunion, BP – Procès-verbaux IA dans votre propre format et BP – Transcription audio des réunions du board.

⭐ Cas d'usage pour les membres du conseil d'administration

Retenir l'essentiel d'un long dossier du conseil d'administration

Avec un dossier du conseil d'administration volumineux, il peut être difficile de repérer les décisions, risques et changements qui méritent votre attention en priorité.

Essayez (avec la prochaine réunion sélectionnée comme contexte) :

• « Quelles sont les décisions clés et les risques de ce dossier du conseil d'administration ? »
• « Qu'est-ce qui a changé depuis la dernière réunion ? »
• « Quels sont les 3 principaux risques identifiés dans le rapport trimestriel du CEO ? »

Rattraper une réunion manquée

Quand vous manquez une réunion, vous devez relire le procès-verbal et les documents associés avant de pouvoir contribuer à la discussion suivante.

Essayez (avec la réunion manquée sélectionnée comme contexte) :

• « Résume les décisions clés, les actions ouvertes et les prochaines étapes de la dernière réunion du conseil d'administration. »

Comprendre un document dans le contexte du conseil d'administration

Un document n'explique pas toujours ce qui a changé depuis la dernière discussion du conseil d'administration, ni pourquoi c'est important.

Essayez :

• « Résume ce document et explique ce qui a changé depuis la dernière réunion du conseil d'administration. »

Poser des questions sur un point précis de l'ordre du jour

Un point de l'ordre du jour peut soulever des questions, mais le contexte utile peut être dispersé entre plusieurs documents et réunions précédentes.

Essayez :

• « Quels sont les principaux risques liés au point 3 de l'ordre du jour ? »
• « Quels documents appuient la décision proposée au point 4 ? »

Voir comment un sujet a évolué

Quand un sujet évolue dans le temps, il peut être difficile de distinguer les nouvelles informations de ce qui a déjà été discuté ou décidé.

Essayez :

• « Retrouve les trois dernières réunions où [sujet] a été abordé et résume les points clés. »

Préparer les questions que vous voulez poser

Même après avoir lu le dossier du conseil d'administration, il peut être difficile de transformer les risques et les points ouverts en questions ciblées pour la direction.

Essayez :

• « À partir des documents sélectionnés, propose les questions les plus importantes sur les risques, l'impact financier et les échéances. »

Lini propose une première liste : c'est vous qui choisissez les questions qui comptent.

Poser des questions de suivi dans la même conversation

Une première réponse ne couvre pas toujours tout ce dont vous avez besoin, et relancer une recherche obligerait à répéter le même contexte. Lini garde le contexte de la conversation : il vous suffit d'affiner votre question.

1. « Résume la dernière réunion du conseil d'administration. »
2. « Quelles décisions sont encore ouvertes ? »
3. « Qu'est-ce qui a changé par rapport à la réunion précédente ? »

Lire l'information dans la langue de votre choix

Les documents du conseil d'administration ne sont pas toujours rédigés dans la langue que vous préférez, ce qui complique la préparation de la réunion.

Essayez :

• « Résume ce document en [langue]. »

⏫ Cas d'usage pour les présidents

En tant que président, vous avez besoin d'une vision stratégique de l'entreprise pour orienter les discussions du conseil d'administration, sans relire chaque rapport et chaque discussion précédente.

Analyser la trajectoire financière de l'entreprise

La performance financière est dispersée sur plusieurs années de rapports et de discussions du conseil d'administration, ce qui rend la tendance générale difficile à percevoir.

Essayez (avec les réunions concernées sélectionnées comme contexte) :

• « Analyse notre performance financière sur les trois dernières années. Mets en évidence les principales évolutions du chiffre d'affaires, de l'EBITDA, des risques et des décisions prises par le conseil d'administration. »

Préparer des questions stratégiques pour le conseil d'administration

Avant une réunion clé, il peut être difficile de transformer les écarts de performance et les risques ouverts en un ordre du jour ciblé.

Essayez :

• « À partir de notre historique financier et des documents de la prochaine réunion, propose les questions stratégiques les plus importantes pour le conseil d'administration, en te concentrant sur les écarts de performance, les hypothèses et les risques. »

Comparer l'entreprise à ses concurrents

Les membres du conseil d'administration demandent souvent comment l'entreprise se situe face à ses concurrents, mais ces informations ne figurent pas dans les documents du conseil d'administration.

Essayez (avec la Recherche web activée et aucun contexte sélectionné) :

• « Avec la Recherche web, compare les derniers résultats financiers publics de [Concurrent A] et [Concurrent B] sur le chiffre d'affaires, l'EBITDA et les prévisions. Cite les sources. »

Comparez ensuite ce benchmark avec votre analyse interne.

⛹ Cas d'usage pour les autres rôles

Lini accompagne aussi les autres rôles impliqués dans le travail du conseil d'administration. Les exemples ci-dessous montrent ce que chaque rôle peut demander à Lini.

Directeur juridique

Objectifs : garantir des décisions juridiquement solides, cohérentes et entièrement documentées, maîtriser le risque juridique, appuyer les contentieux et les audits avec des preuves.

• Recherche de précédents : « Le conseil d'administration a-t-il déjà approuvé une garantie de plus de 10 millions d'euros ? À quelles conditions ? » Lini recherche dans les résolutions, les procès-verbaux et les documents du conseil d'administration
• Contrôle de cohérence : comparer un projet de résolution avec les précédentes sur le même sujet (délégations de pouvoirs, politique de dividendes, rémunération des dirigeants) et signaler les différences
• Cartographie des délégations : lister chaque pouvoir délégué par le conseil d'administration, à qui et avec quelles limites, avec la résolution d'origine
• Revue juridique des procès-verbaux : relire les projets de procès-verbaux pour repérer les formulations de décision ambiguës, les déclarations de conflit d'intérêts manquantes et les mentions de quorum et de majorité absentes
• Traçabilité des conflits d'intérêts : retrouver chaque déclaration d'intérêt consignée dans les procès-verbaux et vérifier si l'administrateur concerné s'est abstenu lors du vote
• Dossier de preuves pour un contentieux ou un audit : rassembler tous les procès-verbaux, résolutions, résultats de vote et documents sur un sujet, par ordre chronologique, au format Word ou PDF
• Suivi des signatures : vérifier le statut de signature des documents qui doivent être signés
• Recherche juridique : règles de quorum, de majorité et de réunion à distance, devoirs des administrateurs, conventions réglementées, durées de conservation des procès-verbaux, dans la bonne juridiction et avec des citations vérifiées
• Note sur une évolution réglementaire : une note courte pour le conseil d'administration sur une nouvelle loi, avec les sources, à joindre à l'ordre du jour

Exemples de demandes

• « Trouve toutes les résolutions sur les rachats d'actions depuis 2023 et résume les conditions autorisées. »
• « Ce projet de résolution contredit-il une décision du conseil d'administration de 2025 ? »
• « En droit français, quel quorum s'applique à une réunion du conseil d'administration tenue par visioconférence ? »
• « Constitue un dossier de preuves daté sur l'acquisition [nom du projet] au format PDF. »
• « Vérifie si des déclarations de conflit d'intérêts manquent dans le projet de procès-verbal d'octobre. »

Président de comité (audit, rémunérations, risques, nominations)

Objectifs : animer un comité efficace, rendre compte clairement au conseil d'administration et assurer le suivi des recommandations.

• Rapport du comité au conseil d'administration : transformer le procès-verbal du comité en un rapport court avec des recommandations pour la prochaine réunion du conseil d'administration
• Évolution des indicateurs : suivre les indicateurs clés du comité (constats d'audit, indicateurs de risque, ratios de rémunération) d'une réunion à l'autre, dans Excel ou dans une présentation
• Suivi des constats d'audit : lister les recommandations d'audit en cours sous forme de tâches, avec responsables, dates d'échéance et statut
• Rapport annuel du comité : réunions tenues, assiduité, sujets traités et recommandations émises, prêt pour le rapport annuel
• Programme de travail glissant : vérifier que chaque sujet de la charte du comité a été traité au cours de l'année

Exemples de demandes

• « Résume les travaux 2026 du comité d'audit pour le rapport annuel. »
• « Quelles recommandations d'audit sont en retard ? »
• « Prépare le rapport du comité au conseil d'administration à partir du procès-verbal d'aujourd'hui. »

Directeur général / direction générale

Objectifs : obtenir les décisions et le soutien du conseil d'administration, rendre compte clairement et exécuter les mandats confiés par le conseil d'administration.

• Mandats du conseil d'administration à la direction : lister chaque décision que le conseil d'administration a demandé à la direction d'exécuter, avec les dates d'échéance
• Aide à la rédaction des notes au conseil d'administration : structurer une note à partir de notes de travail, en suivant le format des notes précédentes
• Anticiper les questions des administrateurs : lister les questions que les administrateurs ont posées par le passé sur des sujets similaires
• Point d'avancement : résumer l'avancement des actions demandées par le conseil d'administration pour la prochaine réunion

Exemples de demandes

• « Qu'est-ce que le conseil d'administration a demandé à la direction de réaliser en 2026, et qu'est-ce qui reste en cours ? »
• « Quelles questions les administrateurs ont-ils posées la dernière fois que nous avons présenté le plan d'investissement ? »

Responsable gouvernance / conformité

Objectifs : s'assurer que le conseil d'administration respecte ses statuts, le code de gouvernance et la réglementation, et repérer les écarts au plus tôt.

• Suivi des règles de gouvernance : nombre minimum de réunions par an, quorum atteint à chaque réunion, dossiers du conseil d'administration envoyés à temps, procès-verbaux approuvés dans les délais requis
• Contenus obsolètes : réunions, tâches ou documents non mis à jour depuis plus de 90 jours
• Complétude des registres : chaque réunion passée a un procès-verbal approuvé, et chaque décision adoptée a une résolution
• Export prêt pour l'audit : exporter les résolutions, les résultats de vote et les présences pour les auditeurs internes ou externes
• Calendrier de revue des politiques : lister les politiques approuvées par le conseil d'administration et la date à laquelle chacune doit être revue

Exemples de demandes

• « Quelles réunions de 2026 n'ont pas de procès-verbal ? »
• « Le quorum a-t-il été atteint à chaque réunion du conseil d'administration cette année ? »
• « Liste les tâches non mises à jour depuis plus de 90 jours. »

Assistant du conseil d'administration / gestionnaire de la plateforme

Objectifs : garder la plateforme bien organisée et bien accompagner les utilisateurs.

• Modèles : créer et mettre à jour les modèles de réunion et de procès-verbal
• Tags et catégories : taguer les points de l'ordre du jour de façon cohérente (stratégie, finance, risques) pour faciliter la recherche et le reporting
• Utilisateurs occasionnels : vérifier quels invités ont été conviés à quelles réunions
• Questions sur la plateforme : où trouver un document, quelles fonctionnalités sont activées, quels webhooks existent

✅ Aide-mémoire par rôle

• Secrétaire général : réunions et ordres du jour à partir d'un e-mail ; procès-verbaux à partir de la transcription ; suivi des votes et des tâches.
• Directeur juridique : précédents et contrôles de cohérence ; dossiers de preuves ; recherche juridique avec citations vérifiées.
• Administrateur : synthèses d'une page ; résumés de longs documents ; mes actions et votes en cours.
• Président du conseil d'administration : tableau de bord d'efficacité ; décisions reportées ; évaluation du conseil d'administration.
• Président de comité : rapports du comité au conseil d'administration ; évolution des indicateurs ; suivi des constats d'audit.
• Directeur général / direction générale : suivi des mandats du conseil d'administration ; aide à la rédaction des notes au conseil d'administration ; anticipation des questions des administrateurs.
• Gouvernance / conformité : suivi des règles de gouvernance ; contenus obsolètes ; exports prêts pour l'audit.
• Assistant du conseil d'administration : modèles ; tags et catégories ; support de la plateforme.

⚡ Utiliser la Recherche web

Utilisez la Recherche web pour les informations externes : évolutions réglementaires, recommandations de gouvernance ou informations publiques sur les concurrents. Chaque réponse liste ses sources avec des numéros de référence et un bouton [See source] pour consulter la page d'origine.

Pour savoir comment activer la Recherche web et la combiner avec le contenu des Instances digitalisées, consultez BP – Lini : capacités et fonctionnalités.

Exemples de prompts (Recherche web, sans contexte sélectionné) :

• « Recherche sur le web les évolutions réglementaires récentes concernant [sujet]. Liste les sources utilisées. »
• « Avec la Recherche web, compare les derniers résultats financiers publics de [Concurrent A] et [Concurrent B]. Cite les sources. »

✨ Conseils pour de meilleurs prompts

• Nommez la réunion, le comité, la période ou le sujet.
• Demandez un format précis : « regroupe par responsable », « liste les décisions », « en 5 points ».
• Demandez les sources, numéros de page ou liens lorsque vous devez vérifier un chiffre.
• Commencez large, puis posez des questions de suivi.
• Considérez chaque réponse comme un brouillon à relire et vérifiez les informations importantes dans le document d'origine.

❌ Limites

• Lini n'attribue pas les actions, n'en assure pas le suivi et n'approuve pas les décisions à votre place.
• Les réponses de Lini ne remplacent pas la lecture des documents officiels, en particulier pour les décisions que vous votez.
• Les brouillons préparés par Lini (procès-verbaux, réunions, questionnaires, votes) doivent être relus avant utilisation.
• La Recherche web ne peut pas être utilisée en même temps qu'une réunion ou un document sélectionné.
• La recherche entre différents environnements Instances digitalisées n'est pas disponible.
• Pour suivre les documents en attente de signature, utilisez l'espace dédié au suivi des signatures plutôt qu'Ask Lini.

❓ FAQ

Lini peut-il rechercher dans plusieurs réunions à la fois ?

Oui. Sélectionnez les réunions concernées comme contexte et demandez à Lini où un sujet a été abordé ou de résumer leurs conclusions.

Puis-je vérifier d'où vient une réponse ?

Oui. Demandez à Lini d'indiquer le document source et le numéro de page, puis ouvrez le lien pour vérifier l'original.

Puis-je utiliser la Recherche web sur mes documents du conseil d'administration ?

Pas en même temps. Posez d'abord votre question avec la réunion sélectionnée, puis retirez le contexte et utilisez la Recherche web pour les informations externes.

Ces prompts sont-ils obligatoires ?

Non. Ce sont des exemples. Reformulez-les avec vos propres mots ou dans votre langue.