Intégrer une vue externe dans l'ordre du jour

Une vue externe permet d'afficher le contenu d'un autre outil, par exemple un fichier Excel, un rapport Power BI ou une page SharePoint, directement dans l'ordre du jour d'une réunion. Les participants voient ce contenu sans quitter les Instances digitalisées (BP).

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs peuvent ajouter une vue externe à un point ou à un sous-point de l'ordre du jour d'une réunion non publiée ou publiée.
• Les membres du conseil peuvent ouvrir l'ordre du jour et consulter la vue externe, sans changer d'application.

❓ Qu'est-ce qu'une vue externe ?

Une vue externe est une petite « fenêtre » dans l'ordre du jour qui affiche un contenu hébergé en dehors de la plateforme : une présentation, un tableur, un tableau de bord ou une page web. Le contenu reste à jour, car il provient directement de sa source.

Pour la créer, vous collez un code iframe. Un code iframe est un court morceau de code que l'outil source (par exemple Excel Online ou Power BI) génère pour vous lorsque vous choisissez d'intégrer ou de partager un contenu.

Vous pouvez intégrer des contenus provenant de ces domaines :

• asterapp.io
• atlassian.net
• bred.int
• dynamics.com
• figma.com
• force.com
• giphy.com
• google.com
• hubspot.com
• intranet.prevoir
• laposte.fr
• microsoft.com
• miro.com
• monday.com
• mongodb.com
• mutualia.dns
• pipedrive.com
• powerbi.com
• qlikcloud.com
• salesforce.com
• sharepoint.com

✍ Administrateurs : ajouter une vue externe

1. Ouvrez une réunion non publiée ou publiée.
2. Dans l'ordre du jour, cliquez sur le point ou le sous-point où vous souhaitez afficher le contenu. Un menu s'ouvre à droite.
3. Cliquez sur Ajouter une vue externe.

4. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour la vue externe.
5. Dans le champ Code à intégrer, collez le code iframe.

6. Cliquez sur Confirmer.

Le contenu s'affiche maintenant dans l'ordre du jour.

Voici un exemple de code iframe :

⭐ Administrateurs : récupérer le code iframe dans votre outil

Dans tous les cas, copiez le code depuis l'outil source, puis collez-le dans le champ Code à intégrer. Les menus cités ci-dessous sont ceux des outils tiers ; leur libellé peut varier selon la langue de votre outil.

Fichier Excel, Word ou PowerPoint (OneDrive ou SharePoint Online)

1. Chargez le fichier dans OneDrive ou SharePoint Online.
2. Ouvrez-le dans Excel Online, Word Online ou PowerPoint Online.
3. Allez dans Fichier > Partager > Incorporer.
4. Choisissez les paramètres d'affichage, puis cliquez sur Générer.
   • Excel : vous pouvez choisir, par exemple, la feuille à afficher et la taille de la vue.
   • Word : vous pouvez choisir la taille.
   • PowerPoint : vous pouvez choisir la taille des diapositives (petite, moyenne, grande), la diapositive de départ et la lecture automatique (les diapositives défilent seules).
5. Copiez le code généré.

Pour un fichier Excel, les utilisateurs peuvent consulter le fichier dans l'ordre du jour, ou le modifier si leurs droits le permettent.

Document Google Docs

1. Chargez ou créez le document dans Google Docs.
2. Allez dans Fichier > Partager > Publier sur le Web.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Intégrer, puis cliquez sur Publier.
4. Confirmez la publication et copiez le code fourni par Google.

Rapport ou tableau de bord Power BI (Power BI Online)

1. Allez dans l'espace de travail Power BI où le rapport ou le tableau de bord est publié.
2. Ouvrez le rapport ou le tableau de bord.
3. Ouvrez le menu Fichier ou la liste Partager, puis sélectionnez Incorporer le rapport > Publier sur le web. Cette option n'est disponible que si votre organisation l'a activée, et seuls les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent l'activer.
4. Copiez le code iframe généré par Power BI.

Fichier Office hébergé sur votre site web (Microsoft Office Viewer)

1. Chargez le fichier Excel, Word ou PowerPoint sur votre serveur web. Le fichier doit disposer d'un lien public, par exemple https://yourwebsite.com/path/to/yourfile.xlsx.
2. Utilisez ce code et remplacez le lien d'exemple par le lien direct vers votre fichier :

<iframe src="https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://yourwebsite.com/path/to/yourfile.xlsx" width="800" height="600" frameborder="0"></iframe>

3. Collez le code dans le champ Code à intégrer.

Page, liste ou bibliothèque de documents SharePoint

1. Allez sur la page SharePoint à afficher.
2. Cliquez sur l'icône des paramètres (roue dentée, en haut à droite), puis sélectionnez Contenu du site ou Paramètres de la page.
3. Cherchez une option Incorporer ou Exporter. Son emplacement dépend de votre version de SharePoint (classique ou moderne).
4. Copiez le code iframe généré.

Tableau de bord ou widget Salesforce

1. Allez sur la page du tableau de bord ou sur le widget à partager.
2. Cliquez sur l'icône Partager.
3. Cliquez sur Intégrer et choisissez qui peut le consulter.
4. Cliquez sur Copier le lien.

Contenu HubSpot

• Formulaires : allez dans Marketing > Capture de leads > Formulaires, cliquez sur le formulaire, ouvrez la liste Actions, choisissez Code d'intégration et copiez le code.
• Vidéos : allez dans Marketing > Fichiers et modèles > Fichiers, sélectionnez la vidéo, cliquez sur Intégrer et copiez le code.
• Tableaux de bord : HubSpot ne fournit pas de code iframe pour les tableaux de bord. Vous pouvez les partager avec un lien public (si votre compte le permet) ou les exporter sous forme de fichiers.

⛔ Limites

• Vous pouvez ajouter une vue externe uniquement à un point ou à un sous-point de l'ordre du jour.
• Seuls les contenus provenant des domaines listés ci-dessus peuvent être intégrés.
• Certains outils demandent des paramètres ou des droits spécifiques pour générer un code iframe (par exemple « Publier sur le web » dans Power BI).

❓ FAQ

Les participants doivent-ils quitter la plateforme pour voir le contenu ?

Non. Le contenu s'affiche directement dans l'ordre du jour de la réunion.

Le contenu est-il toujours à jour ?

Oui. La vue externe affiche le contenu depuis sa source : les modifications faites dans l'outil source sont donc visibles.

Qui contacter en cas de question ?

Contactez votre Account Manager.