Comment accéder à une réunion

Pour accéder aux réunions, cliquez sur l'onglet « Réunions » à gauche de l'écran. Dans cette section, vous avez accès aux réunions à venir et passées en tant qu'utilisateur, et aux réunions publiées et non publiées en tant qu'administrateur.

Les réunions sont classées par année. Les réunions à venir s'affichent dans l'ordre chronologique. Les réunions archivées se trouvent dans l'onglet des archives. C'est à l'administrateur de décider quand archiver une réunion.

Les administrateurs ont aussi accès à l'onglet « Réunions non-publiées ». Il contient les réunions qu'ils ont préparées mais pas encore publiées pour les autres utilisateurs.

Pour accéder à une réunion (publiée ou non), à son ordre du jour et à ses documents, cliquez sur « Voir l'ordre du jour » sur la réunion souhaitée.

Vous arrivez sur une page qui résume toutes les informations de la réunion : titre, date, heure et lieu, ainsi que l'ordre du jour et son contenu.

Cliquez sur « Télécharger tous les documents » pour télécharger tous les documents de la réunion sur votre ordinateur.

Le bouton « Générer le dossier » crée un fichier PDF avec tous les points de l'ordre du jour et leurs documents joints.

En tant qu'administrateur, vous pouvez aussi consulter les statistiques (qui a consulté la réunion et ses pièces jointes), masquer ou afficher des documents, et ajouter une résolution en cliquant sur les trois points sur le côté. Les utilisateurs peuvent seulement masquer ou afficher des documents.

Pour revenir aux réunions à venir, sélectionnez « Réunions publiées » en haut à gauche.

✍ L'ordre du jour

Quand vous survolez un élément de l'ordre du jour (catégorie ou document joint), plusieurs options et icônes d'action apparaissent. Elles se trouvent tout à droite de l'élément.

En tant qu'utilisateur, seules les icônes d'action liées aux documents joints s'affichent :

• Ouvrir, pour consulter le document.
• Marquer comme favori, pour le retrouver facilement plus tard.
• Voir le résumé, pour obtenir un résumé du document généré par l'IA. Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible pour tous les clients. Si vous souhaitez en bénéficier, contactez votre responsable de compte.

D'autres options sont disponibles en cliquant sur l'icône des trois points :

• Marquer comme lu
• Télécharger le document

En tant qu'administrateur, les icônes d'action suivantes s'affichent pour les documents joints et pour l'ordre du jour :

Ordre du jour :

• Ajouter une catégorie
• Ajouter un document
• Ajouter une tâche
• Supprimer la catégorie (supprimer une catégorie supprime aussi ses sous-lignes)

D'autres options sont disponibles en cliquant sur l'icône des trois points :

• Créer un vote associé à cette catégorie
• Ajouter un questionnaire
• Supprimer la numérotation (réversible)

En tant qu'administrateur, vous pouvez aussi gérer les autorisations des documents joints, pour choisir qui peut consulter ou modifier le document. Survolez le document joint et cliquez sur l'icône du cadenas, tout à gauche.

Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez y gérer les autorisations du document : accès, impression, téléchargement et filigrane. Ces réglages s'appliquent au document joint dans la réunion, mais aussi quand le document est ouvert depuis la section Documentation.

✅ Présence

Le bouton « Présence » permet aux administrateurs (ou au quorum) de savoir quels utilisateurs assisteront à la réunion.