Comment accéder à une réunion

Cet article explique comment trouver une réunion, ouvrir son ordre du jour et ses documents, et utiliser les actions disponibles sur chaque point de l'ordre du jour.

✋ Qui peut faire quoi

• Les administrateurs et membres du conseil ouvrent les réunions, lisent l'ordre du jour, téléchargent les documents, génèrent le dossier de la réunion et masquent ou affichent les documents.
• Les administrateurs voient aussi les réunions non publiées, archivent les réunions, consultent les statistiques, ajoutent des résolutions, construisent l'ordre du jour et gèrent les autorisations des documents.

⌚ Administrateurs et membres du conseil : ouvrir une réunion

1. Cliquez sur l'onglet Réunions à gauche de l'écran. Les réunions sont classées par année, et les réunions à venir s'affichent dans l'ordre chronologique. Les membres du conseil voient les réunions à venir et passées. Les administrateurs voient les réunions publiées et, dans un onglet à part, les réunions non publiées.

2. Trouvez votre réunion. Les réunions archivées se trouvent dans l'onglet des archives.
3. Cliquez sur Voir l'ordre du jour sur la réunion. Une page s'ouvre avec le titre, la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'ordre du jour complet et ses documents.

4. Pour télécharger tous les documents de la réunion sur votre ordinateur, cliquez sur Télécharger tous les documents.
5. Pour créer un seul fichier PDF avec tous les points de l'ordre du jour et leurs documents, cliquez sur Générer le dossier.

6. Pour masquer ou afficher des documents, cliquez sur les trois points sur le côté.
7. Pour revenir aux réunions à venir, sélectionnez Réunions publiées en haut à gauche.

✍ Administrateurs et membres du conseil : utiliser les actions sur les documents

Passez la souris sur un document de l'ordre du jour. Des icônes d'action apparaissent tout à droite. Tout le monde voit ces actions :

• Ouvrir : afficher le document.
• Marquer comme favori : le mettre en avant pour le retrouver facilement.
• Voir le résumé : obtenir un résumé du document rédigé par l'IA. Cette option n'est pas encore disponible pour tous. Pour l'obtenir, contactez votre responsable de compte.

Cliquez sur l'icône des trois points pour d'autres options : Marquer comme lu et Télécharger.

⭐ Administrateurs : gérer les réunions non publiées et l'ordre du jour

Réunions non publiées

L'onglet Réunions non-publiées liste les réunions que vous avez préparées mais pas encore publiées. Les autres utilisateurs ne les voient pas. C'est vous qui décidez quand archiver une réunion.

Dans une réunion, cliquez sur les trois points sur le côté pour consulter les statistiques (qui a ouvert la réunion et ses documents), masquer ou afficher des documents, ou ajouter une résolution.

Actions sur l'ordre du jour

Passez la souris sur une catégorie de l'ordre du jour. Ces icônes apparaissent tout à droite :

• Ajouter une catégorie
• Ajouter un document
• Ajouter une tâche
• Supprimer la catégorie. Cela supprime aussi les éléments qu'elle contient.

Cliquez sur l'icône des trois points pour d'autres options :

• Créer un vote associé à cette catégorie
• Ajouter un questionnaire
• Supprimer la numérotation. Vous pouvez annuler cette action.

Autorisations des documents

1. Passez la souris sur un document de l'ordre du jour.
2. Cliquez sur l'icône de cadenas tout à gauche.

3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez qui peut voir ou modifier le document, et réglez l'impression, le téléchargement et le filigrane. Ces réglages s'appliquent aussi quand le document est ouvert depuis la section Documentation.

✅ Présence

Le bouton Présence permet aux administrateurs (ou au quorum) de savoir quels utilisateurs assisteront à la réunion.

❓ Questions fréquentes

Je ne trouve pas une réunion passée. Où est-elle ?

Elle a peut-être été archivée. Regardez dans l'onglet des archives.

Pourquoi je ne vois pas l'option Voir le résumé ?

Cette fonctionnalité d'IA n'est pas encore disponible pour tous. Contactez votre responsable de compte pour l'obtenir.